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2014/5/29

50条秘笈让会计快速完工

  1、最重要的事情:
在每天早上(或者是前一天晚上),重点列出今天要做3件或者4件最重要的事情,先完成这些。即使你除开这些重要事项就没有完成其他的事,但还是度过了非常有成效的一天。

  2、大家伙:
  就是你一直都在做的大项目。每天或每周专门给他留出时间来做,一步步完成。

  3、清空收件箱:
  一收到邮件就决定如何处理。如果是需要你做一些动作的话,要么做,要么加入待办事项,要么删除,要么存档;如果只是供你参考的邮件,就把他存档吧。清空你的收件箱。

  4、早起:
  在别人支配你的时间之前,早起一个小时就等于是一天多了极富成效的一小时。

  5、一进一出:
  通过替代原则来避免混乱。每次买了新的东西,就丢掉(或捐掉)旧的。例如:你买了一条新的裙子,然后丢掉一条旧的。(类似还有”一进两出”,当你感觉到你快被你的东西淹没时,这条原则非常有用)

  6、头脑风暴:
  天马行空的想象。很多人都采取这样的思维线路:以你正在想的事情(可能是你亟待解决的问题,或是你想描述的一个主题,等等)为起始点,然后随手写下你头脑中的任何想法,再扩展到每个想法的副主题以及副主题的副主题。不用担心这些想法是好是坏,你也不需要在这个想法下一直坚持下去,只是为了把他们从你的头脑里面腾出来。过阵之后,你自己都会惊讶于你有多少创意点子。

  7、随时记录:
  随身携带可记录的东西-笔和纸,掌上电脑,一叠卡片。捕捉你头脑中闪过的每一个想法无论是对你可能从事的项目的一个想法,或是你需要敲定的一个约会,再或者是你下次去商店要购买的东西,任何事情。经常拿出来看看,然后逐个归类到待办事项,存档,日志簿,等等。

  8、多睡会儿:
  睡眠对健康、学习、敏感度都很重要。研究发现,身体经历一个完整的睡眠周期需要90分钟,所以打盹儿如果少于那段时间的话就没有睡觉的效果(虽然它的确让你感觉好点)。每晚至少睡到八个小时。学着把睡觉当成是乐趣,而不是一个必须的麻烦或是奢侈。

  9、(10+2)*5:
  10分钟、10分钟迅速的工作,中间休息两分钟,用上计时器,每小时这样做五次,让你始终集中在工作上而不会让你精疲力尽。把休息的两分钟用来喝口水,去去洗手间,或是看会儿窗外。

  10、SMAET目标:
  一个名字用来描述制定、达到你的目标,并避免设定一些不实在的目标。SMAET代表的是:明确的,可测量的,可达到的,现实的,适时的。

  11、SUCCES:
  从Chip Heath和Dan Heath的书——《让创意更有粘性》当中,SUCCES就是一系列的特征让你的点子被人记住(有粘性):这些有粘性的点子既是简单的、出乎意料的、具体的、可信的,充满情感故事。

  12、先吞下青蛙:
  最先做你最不愿意的事情。常言道,如果你的一天是以吃青蛙来开始的,那么你这一天不可能更糟糕了。

  13、80/20准则:
  总的说来,这个准则说的就是大部分的成就来源于小部分的实际工作,反过来说就是,我们大部分的精力花费在那些不是很重要的事情上。找出你工作最关键的部分,尽可能地把你的精力放在那上面。

  14、下一步是什么:
  不要试图计划项目中的每件事情,集中精力在紧挨着的下一步。通常情况下,下一步的小事情就会将我们引导到另一步,然后再另一步,直到我们把他完成或是遇到阻碍停下来,这时我们就需要更多的信息,或者需要其他人的加入,或者其他的。尽量具体、清晰:你自己不能“安装有线电视”,你能做的是“打电话给安装公司,要他们来给你安装”。

  15、秘诀:
  没有秘诀。

  16、放慢点:
  给自己留出时间。吃慢点,享受一个懒洋洋的周末。悠闲的做事,保持快节奏的工作与生活的平衡。

  17、时间搏击:
  每天安排一段时间来处理一个工作。在这段时间中注意力完全集中在这件事情上面。不要一直担心是否能够完成,只需给与这项工作全部的关注。(类似的说法还有“固定目标”,例如,在起床之前必须写出1000字,或是必须完成10条命令,或者其他。)

  18、批处理:
  把类似的工作放到一起来做。例如:不要整天都在处理那些不时出现的邮件,而是用专门一小时来浏览你的收件箱以及回邮件。同样的方法来处理留言、电话、回信、存档等等一切日常、重复的工作。

  19、划分象限:
  用来区分优先级次的一个系统。两个轴,一个代表重要性,一个代表紧急程度,二者相交。所有的任务都归类到四个象限中的其中一个:不重要,不紧急;不重要,但紧急;重要,不紧急;重要,且紧急。去掉那些既不重要也不紧急的事情,推迟那些不重要但紧急的事情,尽量避免让那些重要事情变得紧急,尽可能快的完成那些重要但不紧急的事项。

  20、一次性解决事情:
  不要寄希望于把事情留到以后来处理。每次处理你的邮件时,问自己“我怎么处理这个东西”,要么做,要么放到日程上,要么转给别人做,要么存档。

  21、不要打断链条:
  用一个日历纪录你每天的目标。把你每天完成了的事项划上一个大大的“X”,这个链条会一天天变长,不要让他断掉!也就是,不要让没有划“X”的日子打断了你之前坚持下来的成绩。

  22、回顾:
  安排一个时间用来检视这个星期做了些什么,下个星期希望做些什么。问自己,是否有新的计划,现在做的是否让你更接近你的人生目标。

  23、角色:
  每个人在一生当中都会扮演几个不同的角色。例如,我可以是一个老师,学生,作家,继父,伴侣,兄长,儿子,叔叔,人类学家,等等。理解每个不同的角色,学着把他们各自区分开来有助于你保持各个角色的平衡。为不同的角色制定目标,并让你的这个目标与其他角色的目标保持一致。

  24、文思泉涌:
  这种状态是指当你极其专心在某件事情上的时候,你甚至没有感觉到时间的流逝,而同时工作就顺利完成。这种状态很难通过有意识的引发,但是你可以自己创造引发这种状态的条件,不如一段不受打扰的时间,不分心,心境平和。

  25、现在就做:
  用现在就做这句话来跟“拖沓”宣战。只给自己60秒的时间来做决定,当下决定如何解决生活中遇到的事情,即使你还不是很确定也要尝试着做决定。然后,一直前进。

  26、时间纪录:
  律师需要纪录下他们一天里所做的事情,以及做这件事情用了多久的时间并以此来跟客户收费和做出解释。你也应该对自己解释清楚,所以记录下你真正花了多少时间在某件重要事情上。

  27、有组织地拖:
  一种认识和利用拖沓倾向来完成事情的战术。避开在列表最上面的待办事项,先做那些看起来简单点、不那么重要的事情,这样使得“拖沓”也变得有成效些了。然后就是用紧迫的截至日期和严重的后果让那些顶端的事项变得紧急。但是,当然,并不是所有的都那么紧急。有组织地拖,要求很高的自欺技巧,幸好,拖拖们都精于此道。

  28、个人使命宣言:
  写一份个人使命宣言,并以此作为设定目标的指导。经常反省你的这个工作或目标是否让你离你的大目标更近。如果没有的话就划掉她。周期性的回顾和修正你的使命宣言。

  29、向后策划:
  一种从目标返回来到行动步骤的策划技巧。首先在心中确立要达成的目标,需要哪些可用资源去达成,然后又需要哪些资源去达成达成目标的条件,而这写东西又需要什么东西去达到,等等,一直反推到我们拥有的可以马上使用的东西。这就是我们的下一步。

  30、戴上耳机:
  戴上耳机你就能给自己一点私人的空间。人们通常不会随随便便打断带着耳机的人。注意:戴上耳机之后,听不听音乐是由你自己选择的——反正只有你自己知道。

  31、写下来:
  不要太依赖你的记忆力。把你要做的事情写下来,像是日程啊,任何你涉及到的事情,一闪而过的点子,这样的话你就可以不用担心忘掉。把你的大脑用来思考,用纸或者电脑来记录。

  32、零碎时间:
  就是我们等公交车,排队,等待开会的那一小段时间。列出一些可以在五分钟内完成的任务,或者带本书去读,或者带点工作可以做,反正就是尽量用这些空余时间。

  33、单个任务:
  我们总把自己想成可以同时完成多项任务,事实上我们不能。当我们处理多任务的时候,实际上是把时间切碎并在多个任务上快速切换。由于通常需要花上一段时间才能真正进入状态(研究证明长达20分钟),结果工作成效更差,相比我们一件一件得做。

  34、习惯:
  通常指当我们做日常工作时采取的看待回应世界的方式。检视你的习惯并问自己它传达了你跟外界的一种什么样的关系,以及需要如何改变来创造一个可让你达到目标的世界观。

  35、扳机:
  放些提示牌在周围帮助你记得,并形成一个好的习惯。例如:把要还图书馆的书放在门口,这样你就不会由于看不见它而忘记还了。

  36、整洁:
  混乱都是由东西不在合适的位置引起的。完全的一层不染也没有必要,像有些人有非常非常整洁的办公空间却不能完成一件事情。当你需要的时候能够很容易的找到,不需要打断你的工作流程专门停下来找这件东西。现在就找出你工作中或者生活中的混乱,然后纠正它。

  37、想象你的未来:
  想象你已经完成你的目标,那时你的生活是什么样子的?你是你所希望的样子吗?如果不是,重新考虑你的目标。如果是的话,请想象你达到那里的过程。这样你就有了计划了,把他写下来然后执行。

  38、记事本:
  多个文件夹,分别标出1-31号和一月到十二月,用来提醒我们在特定日子需要做的事情。例如,如果你要在3.23旅行,你最好把你的行程、机票和其他的资料放进三月的文件夹里面。在每月初,就把前一个月的文件夹往后移。在三月一号,最好就把你的旅行资料放到23的文件夹里。每天,都把昨天的文件夹移到后边去。这样在23号这天,23号的文件夹就会出现在最前面了,而你需要的东西就放在那里。

  39、未做事项:
  未做事项的清单——有利于帮你发现导致你成效不高的原因,比如打在线游戏。

  40、模板:
  为经常做的重复性工作建立模板,比如邮件、客户回信、更新博客,等等。

  41、确认单:
  当策划大项目的时候,做一个确认清单,这样你就不会由于太忙而忘掉一些步骤。并把这些确认单留好,你下次做类似事情的时候可能用到。

  42、懂得拒绝:
  学会对新的委托、打扰、任何事情说“不”,这是让你集中在自己项目上的一项重要技巧。

  43、时间安排上的先后:
  首先安排好你的娱乐节目和你的生活。然后再把完整时间段的工作填充到之前安排好的空隙中。做完之后记得把这些写进你的日程安排中。在高质量的工作之后给自己一个小小的奖励吧。

  44、清理:
  经常检查你正在做的事情,把那些不能帮助你达成目标或是总浪费你时间、精力的去掉。

  45、一砣:
  把你搜集到的东西尽量集中放在几个地方。理想状况是放在一起。很多人看到他们需要考虑的东西都放在自己前面的时候都会感受到无比的安慰,不管这砣东西看起来多大。

  46、50-30-20:
  把你工作日50%的时间用在推动你的长期、人生计划上;30%花费在中期目标(两年左右)上,剩下的20%的时间花在那些只可能在将来90天影响你的事情上。

  47、计时器:
  告诉你自己,你将在一定的时间里只专注在你的一件事情上。设定一个计时器(用厨房的计时器或是电脑上的倒数计时器),然后专心做事。当计时器走完的时候,你也完成了,然后转到下个项目。

  48、将就:
  允许自己失败。释放在项目开始时事事追求完美的压力。告诉自己你会会过头来修正这些问题,但现在暂时就这么着吧。

  49、跟自己对话:
  每个星期给自己安排一段时间。想想你自己的工作状态:什么上轨道了,什么还没有;我犯了什么错了吗?我可以做些什么改变?让你自己了解自己。

  50、(空白):
  这个单子很长,但并非尽善尽美。这最后一个空白就是留出来让你自己填写的。

2014/5/15

道歉的16个有效方法

道歉时,话语要简洁,不必重复哕嗦。
道歉是一种美德,不仅能化解很多矛盾,而且会给自己及对方带来轻松和快乐。掌握好道歉的学问,正确地使用道歉技巧,将使你的人生充满阳光!

  1、了解自己错在哪里

  考虑一下自己到底在哪里出了错,以至于伤害到他人。清楚地认识到错误并做有针对性的道歉效果会更好。

  2、敢于承担责任

  有效的道歉不是一种为自己狡辩的伎俩,更不是要去骗取别人的宽恕,你必须有责任感,勇于自责,勇于承认过失,才能够真心地道歉。

  3、用清楚和正确的文字,而非煽动性的文字

  通常,受伤害者要的,无非是你承认错误,并且表明以后不会再发生此类伤害。因此,如用文字去道歉时,须注意:过多情绪的字眼,并没有帮助。道歉的重点在于:发出清楚、直接、诚恳的道歉信息。

  4、思考道歉的角度

  道歉可以用角色对角色,或个人对个人的方式进行,看哪种状况比较容易。举例来说,公司里两位主管在语言上起了冲突,如果一方仍然对对方心中有气,可以站在职位角色的立场,向对方表达:“我们都在一家好的公司工作,我应该要更了解我们之间的差异。我很抱歉先前讲话很粗鲁。”这么一来,即使对方仍然余怒未消,但对立气氛已经比较缓和。

  5、直截了当的道歉

  某件事做错了,某句话说错了,可以开诚布公地直接向对方道歉。可以用“对不起”、“我错了”等话向对方道歉,这种真诚坦白的态度容易得到对方谅解。

  6、如果你觉得道歉的话说不出口,可以用别的方式来代替一束鲜花可使前嫌冰释;把一件小礼物放在对方的餐桌上或枕头底,可以表明悔意,以示爱念不渝;大家不交谈,触摸也可传情达意,这就是所谓的“此时无声胜有声”。

  7、道歉并非耻辱,而是真挚和诚恳的表现

  大人物有时也道歉,丘吉尔起初对杜鲁门的印象很坏,但后来告诉杜鲁门说以前低估了他,这是以赞誉的方式表示歉意。

  8、请别人代你道歉

  如果自己不便于出面,可求助于第三者。可以将自己的歉意或者暗示给你们双方都熟悉的另一位朋友,请求他为你向对方道歉。

  9、夸大自己的过错

  你越是夸大自己的过错,对方越不得不原谅你。

  10、采取补偿的具体行动

  给对方送点儿小礼物,请对方一起吃饭等都不失为好办法,具体行动更能表现出你的诚意。

  11、赞美对方心怀宽大

  大多数人受到赞美后,都会不自觉地按赞美的话去做。

  12、及时道歉

  假若你认为有人得罪了你,而对方没有致歉,那你应该冷静,不要闷闷不乐,更不要生气,也许对方正为如何道歉而不好过呢。

  13、你如果没有错,就不要为了息事宁人而认错这种做法,对任何人都没好处。你要分清深感遗憾和必须道歉这两者的区别,有些事你可以表示遗憾,但不必道歉。

  14、用书面道歉

  有时光嘴里说“对不起”是不够的,写在纸上比嘴里说的更有分量。你可以给对方写一封道歉的信或E-mail,表达你由衷的歉意。这种不见面的交谈既可以到达道歉的目的,又可免去一些难看的场面。

  15、给对方发泄心中不快的机会

  让对方骂你,将心中的怒气发出来,是挽回友谊的好方法。否则不满淤积在胸中,数年不散,你与对方将永远难修旧好。

  16、改正错误获得原谅

  有些过失并不是通过向对方表达歉意就可以获得原谅的,在向对方表达歉意的同时,付诸改正过失的实际行动,往往是最真诚、最直接并且最有说服力的。

2014/5/12

成功的人上班的第一个小时都在做什么?

职场专家 Lynn Taylor
成功的人明白控制他们早上的重要性,也知道如何聪明地使用他们。这些人能出去在上班第一个小时的噪音,关注真正重要的事情。多年的时间,成功的人会意识到许多事情是可以等待的,而有些是不能的。

最近美国的职场专家 Lynn Taylor 分享了成功的人在上班的第一个小时会做的12件事。

1、他们后退一步,反思。
花点时间看看大局非常重要。当开始工作时,人们很容易冲进去,只是做。但是成功的人为了更好列出重要事情,会看看更大的目标。

2、他们制订战略。
成功的人会在上班开始花几分钟考虑,他们的职业或者业务应该朝哪发展。很少有人花太多时间在问一些low的问题上,更别说清晨他们的大脑保持清醒的时候。但是追求战略清晰是一个有价值的目标。若你不知道要去哪儿,你不可能到达目的地。

3、他检查他们的要做事项列表和日历。
你不想在早上的第一件事就让你喘不过气,但是快速看看你的要做事项列表和日历,知道今天要做什么,是重要的。错过任何早会或者截止日期可能会带来紧张,而且可能毁了你整个一天。

4、他们更新要做事项列表和日历。
没有计划,你不能聪明地使用时间,但是计划一定是可调整的。早晨是最好更新你日程时间。

5、他们承认并为难的项目做计划。
隐隐约约的困难项目常被搁置一边。第一件事就是要处理你如何面对困难的项目,这样这些困难的项目就不会缠绕你一天。

6、他们不处理“人员冲突”。
成功的人知道时间就是一切。如果你需要解决和同事或者老板的冲突,别把这个作为第一件事。你的同事来工作时,很可能不堪重负。所以你要等几个小时,直到每个人都放松的时候来处理,一般是午饭之后。

7、他们写下需要思考的事情。
写要求有条理。研究发现意志力在一天的开始,早餐后,到达巅峰。就像肌肉,在一天的过程中,当你对分心和难相处的人进行反馈,意志力因为过度使用而变得疲惫。一天的第一个小时是最好的时间,你可以一份精心设计的email向一个新客户介绍自己,也可以是方案,或者回报,营销材料,或者甚至是一篇专栏文章。

8、他们问候团队。
好的,成功的老板和员工在意他们的团队,而且首先他们会问候他们。这种问候也表明同情,而且自然地建立和谐氛围和友情。这也是他们一天的第一个小时所为,你的行动对于其他人的态度和生产力有特别的影响。

9、他们瞥一眼email。
职场有一个著名的指导,就是早上千万别检查邮件。这是有道理的。你希望以积极的方式开始一天,不是被动方式。但是可能99%的人都会上班就检查email。方法就是瞥一眼,别陷在那些无关紧要的事情里。

10、避免分心。
最新的头条,或者办公室戏剧会引起人们分心,无论你有多定见。当好奇心变得势不可挡时,本质上专注的专业人士知道什么时候他们正在让自己游离。

11、他们不召开会议。
在一天第一个小时不去做的最重要事情是召开会议,除非这件事要求你每一秒的专注和集中。最好把会议安排在能量水平较低的时刻,很多人是中午。当你感到最被激励去处理项目的时候,做那些要求定睛在高能量水平的项目。很多人感觉早上精力充沛和更有冲劲。

12、他们放松。
对多数人,这很困难,但是成功的人知道在冲进去之前,有几分钟的平安是重要的。这能帮助你更好地处理手头的问题。花一点时间舒展和深呼吸会有助你在混乱的时候做更好的决策。

Taylor认为成功是一种心态,如果你介意早上首先做什么能成功,你可能会重新审视这些优先项,而且继续在任务上。

每个人都想自己是成功的,成功的人往往有极高的生产力。那么要做好一天的时间管理,从做这些事情开始。

2014/3/24

化解工作中的冲突,混迹职场无压力

身处职场的上班族们,在关系复杂万变的办公室里,同事之间朝夕相对,难免会发生一些不愉快的事情,产生一些摩擦,甚至引起冲突。这时候,如果处理不当,就会加深误解,陷入困境,甚至导致同事间的关系破裂。


身处职场的上班族们,在工作上常常会遇到这种情况:本来一件无可厚非的工作安排,却总是可能会遭遇到同事的反感和抗拒。在关系复杂万变的办公室里,同事之间朝夕相对,难免会发生一些不愉快的事情,产生一些摩擦,甚至引起冲突。这时候,如果处理不当,就会加深误解,陷入困境,甚至导致同事间的关系破裂。

顾霞是海期资产管理公司的一名老员工,虽然这些年并没有过于突出的表现,但平日里的工作也是兢兢业业。但是,最近公司招了一名新晋的硕士毕业生跟她同部门合作,却是出现了许多顾霞没想到的情况。“我觉得自己并没有摆老员工的架子,许多事我都希望跟他商量着来,但是,这新来的同事每次都喜欢反驳我的提议,认为他的知识水平更高,作出的方案更合理。几次三番下来,我就有点不满意他了,最近的几次,我也开始在他提方案时反驳,几回我俩几乎都有点呛起来了。”

但是,顾霞表示,她自己的性格其实不愿意和同事发生冲突,但是跟这位新同事的相处问题的确是让她现在头疼不已了。

每个在职场中的人都会遇到与同事出现意见不同的时候,小心处理可以使双方意见交流,促进沟通;如果处理失当,便会造成矛盾冲突,影响工作情绪,甚至影响整间公司的效率。一旦与同事发生冲突,应该对事不对人,尽量控制自己情绪,缓和气氛,积极化解大家的矛盾,才是正确的办法。当然,你还可以考虑以下一些方法。

自我检讨敢于承担

处理意见冲突时,态度要诚恳,如果责任在自己一方,就应勇于向同事承认错误及道歉。作为上级的可以主动和弹性灵活处理,主动承担一些冲突的责任,给下属一个下台阶。所谓人心肉造,这样的胸襟容易感动同事,从而化?x戈为玉帛。

主动开口打破闷局

很多人都有这样的经验,就是当与同事意见冲突之后,在公司中谁碰见谁也不先开口打招呼,实际上双方内心都在期待对方先开口。所以作为公司一分子,遇到有隔阂的同事时,更应及时主动问好,热情打招呼,以消除冲突所造成的阴影,给其他同事留下一个不计前嫌,大方处事的印象。职场中人不必要坚持一份不实在的自尊,如果只因为一时之气而不理睬对方,碰面时昂首而过,当作对方不存在,长期下去会令冲突矛盾像滚雪球般愈滚愈大,势必形成更大的隔阂,令和谐共事更加困难。

不争论冷静处理

当下属与自己发生冲突之后,作为上级的应该不计较和不争执,冷静地表达观点,避免不必要的语言暴力。其实粗暴争论解决不了问题,假如双方都情绪激动时,只好停止争论,暂时终止讨论,让气氛平复下来后,再作处理。

2014/3/18

混迹职场,做了你就死定的事

这次说的是肢体语言。

摘要:
与同事沟通,
无视对方,故作专注
两臂交叉,不屑一顾
衣冠不整,旁若无人

在老板面前,
只看手机,不看对方
目光游离,不愿聚焦
死盯时间,对表发呆

详情看图:


来源:我们爱图表


2014/3/17

职场上的小细节

星期一早上,不能一直 Monday Blue,振作起来!

这次不说权术与潜规则,说说职场上的小细节。

混迹职场多年,从青葱的新人混成了皮糙肉厚的老前辈,中间的教训很多,当然经验也不少。人和人的成长都有相似的轨迹,总逃不过吃一堑长一智的模式,职场之事亦然。每年我都能接触到不少新入职的同事,也都会发现他们有着或多或少的问题,他们就像年轻时候的我,跌跌撞撞地走来,努力做好自己的工作,却还是有着自己都难以察觉的局限。

所以,作为一名职场前辈,今天咱们不说权术,不说潜规则,只说说日常那些容易被忽视的小细节,想到哪就说到哪,仅供大家参考。

1、准时、不迟到,这是职场的基本规则和职场人的基本职业素养,是红线,轻易不要逾越。有的人在上学的时候就拿迟到不当回事,散漫惯了,上班之后也是这个作风,开会迟到,上班迟到,接待客户也迟到,反正是借口多多。其实再忙、再有事也不差那么几分钟,只要还是没有养成习惯,心里拿迟到不当回事。从做人的角度来说,守时是美德,不守时是不尊重人,浪费别人的时间;从做事的角度来说,守时是一种端正的工作态度,不守时的人很难被团队信任。一个大家都不守时的团队一定是松散的没有凝聚力的团队。

2、有事需要请示领导的时候,能当面汇报的一定要当面汇报,尽量不打电话,尤其是当领导就在办公室,你却连动都不动,操起电话就打,对方会反感。这点是我以前的领导提醒我的,因为当面汇报可以有面对面的交流,方便沟通意见,领导要做决策也需要时间去思考,打电话承载不了这个任务,除非是一问一答式的,比如“今天下午有会请参加”这种。

3、因为私事向上级请假的时候,尽量要提前,情况特殊也要打个电话,因为“请假”本身就意味着“请示、给假”两种含义,你请,别人给,程序上不能错。切忌切忌,不要发短信简单告知,更不要先斩后奏,比如我就收到过“我明天要出去旅游”这样的请假短信,这不是请假,这是通知,我不同意吧,人家票都买了,我同意吧,说实在的有一种被绑架的感觉,更何况有时候工作真的安排不开。有的人意识不到自己这样做不恰当,当领导不给假的时候他会觉得领导不通人情,玩弄权术,感觉自己被迫害了。

4、和客户或者同事、领导打电话,事情说完,稍微等一下再挂电话,或者让对方先挂,你再挂。不要立刻、迅速就挂电话,这是一种礼貌。不信你自己体验一下,别人和你通话后,等你最后一个字刚落音,电话立刻就挂断,那种感觉特别不舒服。

5、和同事、领导谈事或者某些重要场合不要嚼口香糖。其实这条我觉得都不应该说,是起码的修养,但在年轻的同事中还真是屡见不鲜。比如我们有一次组织招聘秘书,有位小伙子一边嚼着口香糖一边答题,中间问了监考一个事依然照嚼不误,给了当时的监考官非常不好的印象。这种印象不仅可能会影响他这次招聘,也许还会持续到以后的工作中,有时候人与人之间只有一次的了解机会,那么一次就成了永远,再也没有翻身的机会了。

6、面试或者竞聘的时候要保持良好的肢体仪态。说话的时候要直视对方,面带笑容,落落大方,不急不躁。如果有个人简介或者竞聘报告最好是背下来,不要拿着稿子背,即使你有卓越的工作能力,后者的效果也会让它大打折扣。说话的时候坐姿一定要端正,不要跷二郎腿,不要抖腿,不要斜靠,我曾经看过竞聘某个岗位的小伙子十分舒坦的斜靠在椅子上回答评委的问题,评委面露不悦他还尚未察觉。

7、开会的时候关手机,或者调成震动,这条无须解释,你懂的。除非你们单位或者公司像个大车店,处于无政府状态,否则一定要记住这点,更不要明目张胆的在会议上接电话、打游戏、查微博、上微信,这是对组织会议者的尊重。领导在台上,就像老师坐在讲台后面,看下面看得清楚着呢,千万不要觉得自己挺隐蔽,作为新人,更应该谨慎点。

8、从办公室或者会议室出来的时候不要使劲摔门,要用手轻轻把门掩上。这实在是小的不能再小的一件事了,可真有很多人忽视,有时候这边开着会呢,有的人出去打电话、上厕所,也不知道随手带门,而是信手那么一甩,咣当一声,众人侧目。从别人的办公室离开,也应该注意轻关门,尤其是夏天的时候开窗,有过堂风,你觉得自己没使劲,风一抽,力量很大的。人的修养更多体现在微小的细节中,体现在对周边人的谦让和照顾上。

9、在安静的环境中,比如开会或者办公期间,女性朋友在行走中一定注意自己的高跟鞋不要发出太大的响声,如果鞋的声音大,最好有意识的放轻脚步,垫着点脚尖走。有的年轻人非常不注意,一片寂静中走得昂首挺胸,高跟鞋发出咔咔的声音,仪态是挺美,可背后射过来的目光里的意味可复杂多了。另外,开会中间退场、迟到或者早退的时候从后门进,尽量不要在人前目标很大的晃动。

10、刚入职的新人对于自己的职场身份,需要有一个心理上的适应程度,要从自己是一个学生、被管理者的身份,转变到一个具备社会属性的独立成年人的位置上。有新毕业的学生,一直做惯了好小孩,乖小孩,凡事都有父母,工作了也是这个态度,总等着别人敦促,自己不善于安排计划,缺少主动意识。要经常提醒自己,你是一个独立的人,应该独立完成自己的分内工作,并对结果负责,不要总指望别人体谅你,拿你当孩子看,给你特殊的待遇,那样的后果是失去了被器重的机会。

11、在工作中,犯错了,被发现了,要先承认,然后再讲述理由。我见过有些年轻人,一旦被发现工作出了纰漏,总是不断的强调自己的理由、客观的原因、别人的错误,我理解他们的感受,出错了,怕批评,怕给领导留下坏印象。但问题是,这样的态度恰恰是领导最反感的,觉得你这是在推诿搪塞,逃避责任,小心眼的领导甚至会想:“你没错,那就是我有错了?”没准还变成个人恩怨了呢。

12、作为新人要敢于表现真实的自己。有些人刚踏上工作岗位,尤其是在政府机关、行政管理部门工作,人事关系复杂,会有一种害怕自己露怯的心态,可能就会表现得谨小慎微。这也没错,但若是总试图想做得滴水不漏,总想让别人看到好的、不看到坏的,那也不好。从领导的心理上来说,那些过分油滑,在自己面前一直十分戒备的人,是不足以信任的人。该什么样就什么样,太完美了反而假。年轻人都会犯错,只要认真、坦诚的面对,错误也是进步的开始,反正我是愿意给真性情的年轻人机会,而不喜欢年纪轻轻就显得滑溜溜的人。

13、很多年轻人初涉职场,容易犯一个类型的错误:对上级交办的一项工作或者事情,不是对最终结果负责,而是对过程负责。举个例子,明天要开会,我让某人负责通知,可第二天人不齐,我问他怎么回事,他却不知道,“反正都发了短信”,我再问,他又说对方没回短信,也就是在不清楚对方是没收到还是有事不能来的情况下他就不追究了。这种“你让我做,我就做了,至于结果和我没关系”的误区一定要注意克服,这背后还是一种不成熟的心理状态,觉得工作是为别人做的,自己是被动的承担。做事,做了不是目的,做到位、做到最佳才是目的。

14、工作中要养成反馈过程和结果的习惯,这一点很多人都容易忽视,比如有时候我把某份文件转给某个人落实,他领完文件后很长时间都没信,我也不知道他能不能落实,怎么落实的,有没有困难,我还要自己去找他问。另外还有些事情是层层落实下来的,大领导安排到小领导,小领导安排到具体工作人员,反过来也是层层负责,大领导会找小领导问结果,不会直接找具体人员问,所以及时反馈,掌握进度是很重要的。紧要的工作要马上反馈,不紧要的工作选择适当的时间节点上反馈。

15、要注意部门分工和个人职责,不要用人情来替代工作原则。我以前有过这样的教训,那时我从A部门调到B部门,A部门组织个活动忙不开,找我帮忙,我一心想的是大家相处的不错,部门之间应该互相配合,就去了。当时B部门的领导没说什么,后来他提醒我,说如果你是利用业余时间帮忙,没问题,但在工作时间,而且你已经不是那个部门的人了,就应该走正规渠道,在部门和部门之间沟通,而不是你自己擅作主张。我当时还有点委屈,现在觉得真感谢他提醒了我,否则我不知道还会混沌多久。作为职业人,在工作时间,行为一定要职业,不能完全按照感情和喜好用事,该有的界限一定要有。

16、接下来这个问题和上一个问题有点连贯性,那就是注意工作的管理权限和层级分工。这点对于在机关工作的人尤其重要,有的年轻人刚上班,看谁都是前辈,谁都比自己官大,所以谁指使自己都去,谁安排工作都干,完全没有了分寸界限。这样的结果是吃力不讨好,你要知道,隶属于不同部门的人有不同的领导和分工,你是这个部门,就应该归属这个部门管理,执行这个部门的工作,别的领导再大,公事也应该和你的直接领导打招呼,“隔着锅台就上炕”是职场大忌,你干了也白干,长久以往的危害是变成了软柿子,人人得以捏之。

17、凡事不能想当然,一定要自己亲自查证了、确凿了才行。这点很容易被忽视,因为人都有思维惯性,“我想应该是这么回事”,比如我问某个小同事,“你材料上写的这段是出自某某讲话吗?”他随口说“我觉得是。”我回去一查,根本就不是这么回事。工作中因为想当然造成的失误特别多,尤其是新走上工作岗位的年轻人,很多事千头万绪,纷繁复杂,一下子涌到眼前,很容易就没了章法,靠着自己非常有限的经验去处理,忽视了去查证和检验。

18、工作一定要严谨,注意区分责任。有一次,向上级报表,有个数据我觉得不太对,问了下填表的同事,原来这个数据他没时间找具体负责人,所以自己编了个。我很严肃的告诉他,这种事在关键核心部门,是坚决不允许的,一旦出了问题,责任全都在你。小同志还觉得挺委屈,说问他们他们没准也是编的,我说那也不行,就算编,你也得让具体负责的业务部门他们编,我们只负责呈报,真出了问题责任不在我们。

19、对待领导和同事,养成正面交谈和回答问题的习惯,不要经常用反问句或者设问句,这具有攻击性和抵触心理的意味,特别容易招致反感。比如我问某人:“你通知某某局长开会了吗?”他怎么说的,“我通知他办公室主任了,这没什么错吧?”这个回答就特别叫人堵心,他的意思是我没通知他本人,我通知了他办公室主任,我没错,但我的问题就是问问这件事,并没有责怪他的意思,他这样的撇清自己,反而起到了反作用。

20、进入职场,你就是个成年人了,成年人的基本标签就是独立。所以千万不要出了什么问题,就找父母来替自己摆平,这是职场上最最忌讳的事情。即使是潜规则走关系也要背后操纵,不能跳到前台,直接代替当事人发声。我以前有个同事,他妈动不动就给领导打电话,不是“别让我家某某值班”就是“某某身体不好你们要多照顾”,我们背后都笑话他,他自己也觉得非常丢人。前几天还有个网友找我咨询,说她爸爸在她上大学的时候就背着她给学校打电话,现在工作了还这样,让她很苦恼。我告诉她,要改变爸爸的行为,就要告诉他,他这么做,领导会对她印象不好,觉得她太不自立,父母本身都是为孩子好,知道自己的行为有了反效果大概能克制点。

2014/3/11

上班提神法大全

又是一个星期一!
伤神又失神的朋友们,都用什麼方式提神勒?
咖啡?尼古丁?保健食品?



来源:我是马克

2014/3/3

三大原则从零效率到高效率

当你在工作的时候,是不是总是会被别人提醒要去做什么,眼中没有活呢?如果是这样的话,那么你的工作效率可以说很低,这样没有一个老板能够喜欢这样的人。那么,怎么才可以让自己从零效率变为高效率的职工呢?来看看下面的超级职场攻略。

1、为谁工作不清晰

搞不清为谁工作,认为多干活就是“自找苦吃”。认为自己是在为别人打工的人,对待工作不会有很高的要求,觉得工作做多做少、效率高低对自己的意义不大:“为别人打工,何必紧追紧赶把自己搞得那么辛苦?干快干慢都挣那么点儿钱!”这类职场人一旦发现自己的需求没有得到满足时,通常不找自己的问题,相反会抱怨企业、抱怨工作、抱怨领导,而且,怨气越大,越不甘心付出太多的努力去工作,从而陷入“得过且过”的恶性循环之中。

2、凡事可以慢慢来

说到工作效率时,很多人认为“凡事可以慢慢来”,但是职场可以容忍“慢慢来”的沉稳心态,绝不能容忍“慢慢来”的做事速度;职场允许缜密的思考,绝不允许拖沓的行为。

生活中我们提倡“慢活”是为了健康,职场中如果我们还提倡“凡事可以慢慢来”,只会被甩出职场的“快轨”。职场中需要“风”一样的速度和效率,不管我们用风驰电掣的气势、风风火火的行动还是风雨无阻的坚持,我们必须保证“风和日丽”的结果,如果只想着追求舒适、休闲的生活,认为“慢工出细活”,最后我们得到的不一定是“细活”,而很可能要面对领导“风雨交加”的面孔和呵斥。

3、工作之前不准备

很多人在工作之前不善于准备和筹划,没有明确领导的要求,做事没有格局,这也是他们效率低下的原因之一。“兵马未动,粮草先行”,意思是要办成一件时,一定不要盲目着手,而是先要进行一番筹划、做好充分准备,创造完成工作的有利条件,这样会大大提高办事效率,“磨刀不误砍柴工”。

只要工作中你注意这三个原则,那么你工作的时候肯定会更加有效率,而且,工作期间不要总是被别人催促着做什么,而是要尽量的看到什么就要做什么,别管是不是自己份内的事情。同时在职场上保持心理健康,上司肯定会器重你。

2014/2/26

办公室“冷暴力”的危害

笔者就曾经遇过这个情况,真的很不好受,最后得了轻微忧郁症。后来,选择了离职,另创一片天。

小李和张经理其实没有什么大矛盾,刚开始时工作关系一直都很融洽。两年前的一次工作会议,因为一个新方案使他们产生了分歧,当场争执起来。会议结束后,小李去张经理的办公室想解释一下,可是张经理却看都不看他就走了出去。小李安慰自己说经理在气头上。谁知从那天起,张经理再也没有跟他说过一句话,工作上的事情也不向他交代。小李的客户来到公司,经理故意让其他人接待,将他冷落在一边,甚至工作会议有时也不让他参加。渐渐地,小李变得压抑而沉闷,在公司很少说话,集体活动也不再参加。前段时间他开始频繁地胃痛,去医院检查时,医生说是长时间的气滞淤心所致。

小李所遭遇的情形在职场中并不少见,它多存在于上下级之间,或在同事之间发生。上下级之间的摩擦,同事之间的纠葛,都可能导致这种“办公室冷暴力”情形的发生。社会心理学研究指出,因人际关系反应倾向不同,表现为不同的人际反应特质,包容欲弱的人反应特质为排斥、对立、疏远、回避、孤立,包容欲强的人则正好相反。这就构成了人际交往需要的强度差别。本案中的张经理有显著的狭隘心理,小李因长期饱受讥讽、漠视甚至于停止日常工作等逆向刺激,使其精神上饱受折磨,心理上压抑、郁闷。而人处在情绪低落和消极期间,身体的消化、免疫、思维、代谢等功能都将受到损害。这种郁郁寡欢的心理最终带来了胃肠神经症。

那么,如何应对办公室“冷暴力”呢?就前面的案例而言,首先,小李可退而避之,申请调离该部门或另换一份工作,脱离这种不利因素的恶性循环。其次,要寻求心理治疗,采用各种松弛疗法结合精神疗法,在精神上放松对这件事的紧张程度,并适当地配以抗抑郁药物治疗。再次,要培养良好的情绪,遇到不顺心的事不要忧心如焚,养成豁达开朗的性格,保持乐观无忧的心境。注意饮食调节,多食用一些能让身心愉悦的食物。保持良好的睡眠,积极参加体育锻炼,对调节神经系统功能十分有利。